Aufgabe: Formatangleichung bei Daten zur Vertragserneuerung

Zur Vertragserneuerung bekommt die Abteilung aktualisierte Schadensverläufe von den Geschäftspartnern (Erstversicherer). Die Daten kommen in der Regel in zwei verschiedenen Formaten in Excel-Form, die sich geringfügig unterscheiden können. Am Ende wird ein bestimmtes Datenformat benötigt, damit ein internes Berechnungstool diese einlesen und verarbeiten kann. Bisher wurden die Tabellen vollständig händisch umgestellt.

Lösung: Kleinere, flexible VBA-Tools beschleunigen die Umformatierung massiv. Dazu kommt die Elimination von Fehlern, die bei händischer Umstellung entstehen.

Aufgabe: Überwachung von Vertragsvolumina

Für das Interversicherungsgeschäft gibt es maximale Volumina, bis zu denen Geschäfte abgeschlossen werden, um übermäßige Risiken zu verhindern. Bisher wurden diese mit einer Excel-Tabelle verfolgt. Ein zusätzlicher Aufwand entstand durch die manuelle Einpflege der Daten, die per E-Mail und Excel-Anhang von den Partnern gesendet wurden.

Lösung: Für die Verwaltung der Geschäfte wird eine Access-Datenbank eingesetzt. Diese ermöglicht es, auf Knopfdruck die benötigten Kennzahlen und Berichte auszugeben. Die automatisierte Einpflege der Daten läuft wie folgt ab: Access geht durch das entsprechende Outlook-Konto, findet anhand des Betreffs die relevanten E-Mails, öffnet die darin vorhandenen Excel-Tabellen und liest die Informationen in die Access-Datenbank ein.

Aufgabe: Erstellung einer Datenbank für Buchungen und Reservierungen

Jede Saison müssen für über 100 Reisetermine Hotelbuchungen, Gepäcktransfers, Rücktransfers der Teilnehmer zum Ausgangsort und evtl. Shuttles gebucht und verfolgt werden. Daneben müssen die Guides für die Reisen eingeteilt werden. Weil zum Reservierungszeitpunkt die finale Anzahl der Teilnehmer noch nicht bekannt ist, muss das System auch sehr schnelle Änderungen und Stornierungen ermöglichen.

Lösung: Über eine Access-Datenbank werden alle Buchungen bzw. Reservierungen durchgeführt und verfolgt. Diverse Filter- und Auswertungsmöglichkeiten liefern einen raschen Überblick über die anstehenden Aufgaben. Sämtliche Kommunikation mit Hotels, Taxiunternehmen etc. läuft über E-Mail mit PDF-Anhängen, die direkt aus Access erstellt werden. Für die Einteilung der Guides (mit ihren spezifischen Verfügbarkeiten) gibt es eine grafische Darstellung über alle Reisen mit allen Guides in einem Kalender.

Aufgabe: Generierung von Höhenprofilen

Um den Kunden einen Überblick über die Reisen zu geben, werden Höhenprofile mit Informationen über Etappenorte, Aussichtspunkte, Pässe und Übergänge etc. benötigt. Bisher wurden die Höhenprofile mehr oder weniger von Hand gezeichnet, obwohl die Strecken als GPX-Tracks bereits vorhanden waren.

Lösung: Die GPX-Tracks werden mit Angaben zu Orten, Pässen, Aussichtspunkten etc. über eine weitere Software angereichert. Eine Excel-Anwendung erstellt dann Höhenprofile mit Zeichnungselementen (keine Diagramme), die vollständig skalierbar sind und mit einem fertigen Layout in DIN A4 erstellt werden können. Diverse Optionen sind möglich, z. B. die Ausgabe aller Etappen im gleichen Maßstab. Ein Satz an Höhenprofilen besteht aus einem Gesamtprofil und einzelnen Etappenprofilen.

Aufgabe: Entwicklung eines Kalkulators

Für zwei Lieferanten aus dem Bereich Virtualisierung müssen Angebote erstellt werden. Dabei sind für ca. 5.000 Artikel Bedingungen hinsichtlich Vorgaben (z. B. Artikel A ist nur mit Support bestellbar), Wünsche (z. B. Supportzeitraum), Konditionen des Kunden, Bonussysteme etc. zu berücksichtigen. Das bisher vorhandene Excel-Tool konnte weder erneuert noch gewartet werden.

Lösung: Die Lösung beinhaltet eine Access-Datenbank als zentrales Backend. Als Frontend wird eine Excel-Anwendung verwendet, die nach der Aktualisierung aus dem Backend autark läuft. Die gesamte Logik über Vorgaben, Wünsche, Konditionen etc. liegt im Excel-Frontend.

Aufgabe: Verwaltung und Präsentation von Gebäudedaten

Erforderlich ist ein Werkzeug, das energietechnisch relevante Daten zu Gebäuden verarbeiten kann. Im ersten Schritt werden die Daten gesammelt, im zweiten Schritt wird eine Präsentation möglicher Energieeinsparmaßnahmen hinsichtlich Amortisationszeit und Förderung erstellt. Die bisherige Lösung aus Excel und Word war umständlich in der Bedienung und unflexibel.

Lösung: Das auf Wunsch in Excel erstellte GMC-Tool bietet bei der Erfassung der Gebäudedaten jede denkbare Flexibilität und ist einfach zu bedienen. Per VBA wird für die Präsentation für den Kunden ein ca. 30-seitiges DIN A4-Heft erstellt. Auf Knopfdruck werden alle Seiten erzeugt, inkl. Seitenumbrüchen und Druckformatierung, formatierte Tabellen mit unterschiedlichen Spaltenanzahlen, wobei die meisten Seiten praktisch auf leeren Tabellenblättern aufgebaut werden.

Aufgabe: Erstellung eines Auswertungstools

Der Kunde erstellt Umfragen und wertet diese nach einem vorhandenen Schema aus. Die bisherige Excel-Lösung war wenig flexibel, sodass bei jeder neuen Umfrage umfangreiche Änderungen nötig waren.

Lösung: Von der vorhandenen Software wurde nur die Mathematik übernommen, alles andere wurde neu aufgesetzt. Das Tool ermöglicht das Einlesen der Ergebnisse ohne weitere Änderungen, es passt sich komplett an unterschiedliche Umfragen an. Während das Einlesen und die Erstellung über einen umfangreichen Filter per VBA erfolgt, wird die Berechnungsgrundlage für die grafischen Darstellungen über Tabellenblattfunktionen bereitgestellt. Filter und Einstellungen ermöglichen individualisierte Auswertungen (z. B. für unterschiedliche Kunden) in verschiedenen Sprachen (für Umfragen im Ausland).